Kommunedirektøren har ansvaret for å utarbeide det faglige grunnlaget som kommunens politikere skal bygge sine vedtak og beslutninger på. Det er et krav at saksutredningen skal gi det faktiske og rettslige grunnlaget for å treffe en avgjørelse. En av kommunedirektørens viktigste oppgaver er derfor å belyse ulike alternativer, og mulige konsekvenser, til sakene som skal til politisk behandling.
I etterkant av siste kommunestyremøte, kan man lure på om kommunedirektøren fullt ut er seg bevisst ansvaret for at sakene er faglig godt nok opplyst og utredet. I to saker var det all grunn til å stille spørsmålstegn ved saksunderlaget som var fremmet.
Den første saken dreide seg om kommunen skulle gå til sak mot kommunens forsikringsselskap fordi dette avslo å dekke kommunens erstatningsansvar etter smitten som ble spredt med drikkevannet fra Kleppe vannverk i 2019. Selskapet ville ikke å dekke kommunens erstatningsansvar fordi de mente at forsikringspolisen ikke omfattet hendelsen. Kommunen påklagde dette til to ankeinstanser, men tapte i begge.
Både til formannskapets og kommunestyrets behandling, ønsket ikke kommunedirektøren å offentligjøre vesentlige deler av saksunderlaget. Det rettslige grunnlaget for dette, var en paragraf i offentlighetsloven som gir muligheter for å unnta rettsdokument offentlighet. I formannskapet, ga Askøylisten uttrykk for at de «sladdede» delene av saksunderlaget ikke var et rettsdokument. Derfor var det ikke var grunnlag for å holde deler av saksunderlaget utilgjengelig for offentligheten.
Til kommunestyremøtet, hadde tydeligvis kommunedirektøren tenkt seg om, og funnet ut at Askøylistens merknad om uriktig bruk av offentlighetsloven hadde noe for seg. I forkant av at saken skulle behandles, ble flere overrasket av at kommuneadvokaten tok en gjennomgang av hvilke andre paragrafer i offentlighetsloven som kunne gi grunnlag for å unnta deler av saken offentlighet.
Etter en gjennomgang av ulike paragrafer i offentlighetsloven som kunne brukes til erstatning for den som uriktig var brukt, landet kommuneadvokaten på en paragraf som gir muligheter for å unnta dokumenter fra offentlighet på grunn av hensynet til det offentlige sin forhandlingsposisjon.
Selv om det er tvilsomt om denne paragrafen i det hele tatt kunne benyttes, gir den bare muligheter til å unnta konkrete opplysninger og ikke større deler av dokumentet. I forkant av kommunestyrets behandling, burde derfor kommunedirektøren ha vurdert innholdet i saksunderlaget, og sørget for å «sladde» bare det som den aktuelle lovparagrafen gir adgang til. Hadde dette blitt gjort, ville større deler av, eller hele, saksunderlaget vært offentlig.
Det er vanskelig å vurdere hvordan kommunedirektørens forsøk på å unnta saksunderlaget fra offentlighet, påvirket sakens utfall. Uansett, må vi anta at kommunedirektørens «hemmelighold», kunne gi inntrykk av at hans vurderinger i saksunderlaget var mer vesentlige enn de i realiteten var. Kommunedirektørens manglende forutsigbarhet og ryddighet i å bruke offentlighetslovens bestemmelser for å unnta dokumenter offentlighet, er uansett betenkelig.
En annen sak der saksunderlaget var mangelfullt, var om kommunen skulle skrive under en avtale som var fremforhandlet med Museum Vest om oppgradering og utleie av lokaler i Sjoddien.
I saksunderlaget stod det at det var lagt inn et forbehold i avtalen. Forbeholdet skulle gi kommunen muligheter til å gå fra avtalen dersom ombyggingen og oppgraderingen av de aktuelle lokalene ble for kostbar. Da saken ble behandlet i UTM og formannskap, ble forbeholdet etterlyst. Det fremkom ikke i avtalen vedlagt sakspapirene.
Før saken ble behandlet i UTM, opplyste kommunedirektørens representant utvalgets politiske ledelse om at grunnen til at forbeholdet manglet i avtaleutkastet, skyldtes en glipp og sviktende internkontroll. Ut fra dette var det naturlig å anta at en «korrekt» avtale ville vedlegges sakspirene til behandlingen i formannskap og kommunestyre. Det skjedde ikke.
Like før saken skulle behandles i kommunestyret, sendte kommunedirektøren i stedet et notat der det enkelt ble fastslått at det ikke var lagt inn noe forbehold i avtalen som var inngått med Museum Vest.
Konsekvensen av dette, er at kommunen må gjennomføre ombygging og oppgradering av lokalene uansett kostnad. Hadde kommunedirektøren ivaretatt sin utrednings- og opplysningsplikt, burde han selvfølgelig ha opplyst om denne økonomiske risikoen for kommunen i sitt notat til kommunestyret. Det ble ikke gjort.
Under behandlingen lot kommunedirektøren seg i stedet engasjere av en av politikerne som ivret for å inngå avtalen med Museum Vest uavhengig av økonomisk risiko for kommunen. Politikeren ville at kommunedirektøren skulle bekrefte at mange kommuner ivret for å huse Museum Vest. Kommunedirektøren var ikke vanskelig å be, og bekreftet uten dokumentasjon eller konkretisering av faktum, påstanden til politikeren.
Dersom kommunedirektøren mente at dette var vesentlig informasjon, burde den komme frem i saksunderlaget. Kommunedirektøren har et ansvar for at hele kommunestyret behandler saker på det samme informasjonsgrunnlaget. Derfor er det svært betenkelig at kommunedirektør tyr til talerstolen for å bekrefte udokumenterte opplysninger fra en representant. På dette viset griper kommunedirektøren inn i den politiske debatten. Det skal han ikke gjøre.
Erfaringene fra siste kommunestyremøte, viser at kommunedirektøren bør legge mer arbeid i å legge fram forsvarlige faglige utredninger. Han må også være bevisst på at alle politikere skal ha tilgang til samme saksgrunnlag og saksopplysninger når saker skal behandles politisk.
Ivaretar ikke kommunedirektøren dette sentrale ansvaret, vil både politiske prosesser og grunnlaget for vedtak svekkes.
Comments