Interpellasjon - Kommunens kontraktsoppfølging

Askøy kommune kjøper varer og tjenester for titalls millioner hvert år. For å sikre at innkjøpene gir de verdiene som er forutsatt, krever det at kommunen har en god innkjøpssystematikk på plass.

Dessverre er det en erkjennelse at mange kommuner ikke er profesjonelle nok i innkjøpsprosesser og i oppfølging av inngåtte kontrakter. Dette kan føre til at kommunale midler ikke gir ønsket effekt, samt at tjenester til kommunens innbyggere ikke blir som forventet.

En slamavskiller som ble overfylt i et relativt nytt boligsameie på Nedre Lindhaugen, har satt søkelyset på slamtømmeavtalen Askøy kommune har inngått på vegne av kommunens innbyggere.

Siden en relativt ny, veldimensjonert slamavskiller fløt over allerede etter vesentlig kortere tid enn den vanlige tømmefrekvensen, var det grunn til å spørre om hvordan kommune og slamtømmefirma forvaltet den inngåtte kontrakten.

Gjennomgang av inngått kontrakt, viste at både kommunen og slamtømmefirmaet har sviktet når det gjelder å følge opp kontraktsvilkårene og forpliktelsene i kontrakten. Resultatet av dette har trolig blitt at sameiet på Lindhaugen har fått levert en slamtømmetjeneste med betydelige avvik. Disse avvikene kan koste abonnenten dyrt.

Det er viktig å finne ut om eksempelet fra slamtømmekontrakten er enestående, eller om kommunen har en grunnleggende svikt i oppfølgingen av inngåtte anskaffelseskontrakter.

Derfor vil det være nyttig å få informasjon om hvordan kommunen har iverksatt rutiner og verktøy for å følge opp inngåtte kontrakter. Det vil også være verdifullt å få vite hvordan kommunen har delegert ansvaret for å sikre en systematisk oppfølging av inngåtte kontrakter.

Et godt organisert innkjøpsarbeid vil sikre rettferdig konkurranse, gode tjenester og leveranser for innbyggere og bygge tillit til kommunens økonomiforvaltning.

På denne bakgrunn stilles følgende spørsmål til ordfører:

• Sikrer Askøy kommune at det i anskaffelseskontrakter er tilrettelagt for at kommunen aktivt kan følge opp leveransens kvalitet, ytelse og pris i hele kontraktsperioden?

• Har Askøy kommune tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for løpende oppfølging av kontrakter i kontraktsperioden?

• Hvem har det overordnede ansvaret for kommunens oppfølging av anskaffelseskontrakter, og hvordan er dette delegert i organisasjonen for oppfølging av den enkelte kontrakt?

• Gjennomfører Askøy kommune regelmessige statusmøter med leverandører, og skrives det referat fra disse møtene?

• Hvordan registrerer og håndterer Askøy kommune avvik og brudd på kontraktsbestemmelser?

• Har Askøy kommune en god nok kontraktsoppfølging i praksis, eller er det forbedringsmuligheter?

• Hvordan brukes kommunens internkontrollsystem i arbeidet med å følge opp anskaffelser i kontraktsperioden?