Ble kommunestyret feilinformert?

Uten å diskutere formål og nytte, er det all grunn til å sette søkelyset på prosessen som ledet opp til at kommunestyret vedtok å investere titalls millioner i ny Fysak hall og nye sandvolleyballbaner.

Ideen om gjenbruk av den gamle Askøyhallen i stedet for å rive den, oppsto trolig før sommeren i år. Det ble gjort mye arbeid i sommermånedene for å bearbeide og konkretisere prosjektet. Mye av «forprosjekteringen» og kostnadskalkulasjonen som investeringsbeslutningen hviler på, ble gjort som gratisarbeid av kommunens innleide prosjektleder for ny idrettshall i Myrane. Det fremstår litt spesielt, og det er uklart hvem som har gitt klarsignal for at dette engasjementet skulle legge førende premisser i prosjektet.

Fra dokumenter som det er gitt innsyn i, kommer det fram at enkelte representanter fra det politiske miljøet var involvert fra oppstartsfasen av prosjektet. Første gang et politisk organ ble informert om initiativet, var gjennom en presentasjon i et formannskapsmøte i begynnelsen av september.

Flere politikere ble overrasket over at det som var sagt å være en nesten falleferdig Askøyhall, nå var i en så god forfatning at det ikke var nødvendig med riving. Det ble sagt at den fortsatt kunne brukes i mange år som skate- og aktivitetshall.

Flere i formannskapet hadde spørsmål til ulike sider ved presentasjonen. Den gratisarbeidene prosjektlederen hadde svar på det meste, enten det dreide seg om teknisk tilstand, økonomi eller konkurranseregelverk. Budskapet var at det meste var grundig vurdert, og at det var lite usikkerhet i tekniske vurderinger og økonomiske kalkyler.

Denne konklusjonen ble videreført i saksunderlaget til kommunestyrets møte i oktober, der saken om det skulle investeres i gjenbruk av Askøyhallen ble behandlet.

Saksunderlaget fastslår at det forventes lav økonomisk risiko med få overraskelser siden det er gjort grundige gjennomganger.

Teknisk konstateres det også at det er liten usikkerhet. Det er gjort omfattende tilstandsanalyser og utarbeidet tekniske beskrivelser som danner grunnlaget for konkrete tilbud for arbeidet som skal utføres.

På bakgrunn av den økonomiske og tekniske risikovurderingen som er beskrevet i saksunderlaget, er det svært overraskende å registrere innholdet i ulike prosjektrelaterte dokumenter som det er gitt innsyn i. Her kommer det klart fram at prosjektgrunnlaget er basert på usikre forutsetninger og uavklarte kontrakts- og prosjektbeskrivelser.

Som et eksempel på en usikker antagelse, er det lagt til grunn at gjenbruket og oppgraderingen av Askøyhallen kan kategoriseres som en «vesentlig endring» og ikke som en «hovedombygging». Det kan være vesentlige kostnadsforskjeller mellom disse to alternativene fordi det er ulike krav i byggeteknisk forskrift som legges til grunn. Med all sannsynlighet vil den gamle Askøyhallen falle inn under kategorien «hovedombygging» fordi bygget i praksis vil framstå som nytt etter oppgraderingen.

Når ombyggingen må defineres som en hovedombygging, vil det være et krav at hele bygget skal oppfylle kravene i Byggteknisk forskrift (TEK17). Dette vil trolig innebære vesentlig høyere kostnader enn det som er lagt til grunn i saksunderlaget til kommunestyret.

Videre legger saksunderlaget til grunn at gjenbruk og ombygging av Askøyhallen, samt bygging av 7 sandvolleyballbaner, er «omforente endringer» som kan ivaretas gjennom kontrakten til gruppen som bygger den svømme- og idrettshallen i Myrane (MIS). Derfor kan kontrakten for disse endringene tildeles som direkteanskaffelse til leverandørgruppen for MIS.

Askøylisten fremmet en interpellasjon der ble bedt om en videre utdyping av denne oppfatningen. Det ble også spurt om de nye tiltakene er så vesentlige endringer at innlemming av disse arbeidene i den pågående MIS kontrakten vil være i strid med det anskaffelsesregelverket åpner for.

Ordfører svarer at MIS kontrakten gir muligheter for å inkludere arbeidet med ombygging av Askøyhallen til en skatehall. Bygging av 7 nye sandvolleyballbaner er bare en mengdeendring. Når en leser kontraktsbestemmelsene og kontraktsforutsetningene til MIS kontrakten, så må ordførers tolkning av hva som er «omforente endringer», betraktes som en svært elastisk fortolkning av det som er intensjonen.

Uansett konkluderer ordfører med at kommunen ikke er usikre på at anskaffelsesregelverket er fulgt når en har lagt inn gjenbruk av Askøyhallen og bygging av 7 sandvolleyballbaner som en direkteanskaffelse i MIS kontrakten.

Derfor er det overraskende at kommunen nylig har bedt om en ekstern juridisk vurdering av lovligheten til endringen og hvordan dette kan bli håndtert i eksisterende MIS kontrakt. Dette tyder på at det er større utfordringer med å ivareta anskaffelsesregelverkets bestemmelser enn det kommunestyret er blitt informert om gjennom saksunderlag og ordførers svar.

I midten av november var det møte mellom Askøy kommune, som byggherre, og leverandørgruppen angående byggingen av ny Fysak hall. Fra møtereferatet er det tydelig at leverandørgruppen mener at det er vesentlige uavklarte forhold og uavklart risiko.

Noen av de påpekte usikkerhetene kan trekkes fram.

Askøy kommune har ikke beskrevet hvilke funksjoner og kvaliteter som skal realiseres. Detaljert kostnadskalkyle foreligger ikke. Leverandørgruppen mener at grunn og bygningskropp kan representere en ukjent risiko. Grensesnittet mellom de ulike aktørene i prosjektet er ikke avklart.

I sum, fremstår status i prosjektet som uavklart, både når det gjelder kontrakt, økonomi og tekniske krav og tekniske forutsetninger. Denne usikkerheten og risikoen står i sterk kontrast til det som ble presentert for kommunestyret da investeringsvedtaket ble gjort, og da interpellasjonen ble besvart.

Den administrative prosessen som ligger til grunn for investeringsvedtaket, fremstår lite tillitvekkende. Det virker som om både myndighetslinjer og fagkompetanse har vært «overkjørt» i prosessen. Resultatet har blitt at fagmiljøer som burde vært involvert i forkant, nå må rydde opp i «prosjektkaoset» i etterkant. Det er uklart hvem som har styrt, besluttet og administrert kommunens engasjement fra start til investeringsvedtak.

Uansett, har kommunedirektøren det overordnede ansvaret for ansvarlig saksbehandling og at saker som legges frem for politikerne er faglig korrekte og tilstrekkelig utredet. Politikere har også et ansvar for å sikre at saker er tilstrekkelig opplyst før de fatter vedtak.

Derfor er det grunn til å spørre om kommunedirektøren har bidratt til å sikre at vedtaket om bygging av Fysak hall og 7 sandvolleyballbaner ble tatt på et forsvarlig og opplyst grunnlag.

I denne saken er det viktig at kommunestyret utøver sin kontrollfunksjon for å sikre at kommunen ikke investerer titalls millioner kroner basert på usikkert grunnlag og beslutninger og avtaler fattet i «lukkede rom».

Derfor er det positivt at kommunestyret nå har bedt om innsyn i all relevant dokumentasjon og kommunikasjon knyttet til prosjektprosessen og vurderingen av den tekniske og økonomiske risikoen i prosjektet.